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/ AOL File Library: 2,801 to 2,900 / aol-file-protocol-4400-2801-to-2900.zip / AOLDLs / TAWUG / TAWUG Disk No. 35 (SHK) / TAWUG.35.shk / OVERDUE.BOOKS (.txt) < prev    next >
AppleWorks Document  |  1986-06-27  |  2KB  |  35 lines
  1. O=====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|====|===
  2. USING APPLEWORKS TO KEEP TRACK OF OVERDUES BOOKS
  3. <     I am a media specialist in an elementary school of 500 <
  4. :K - 6 students.  Using AppleWorks, I maintain our overdue ;
  5. 9book lists and in conjunction with Apple Mailing Program <
  6. :from International Apple Core, I mail out our overdue pay >
  7. notices to parents.  Using this system and with help from my=
  8. ;teachers, we ended the year with only 7 books not returned 
  9. or paid for.
  10. <     We use Fridays as our "due date" meaning the books are =
  11. ;due on the Friday 2 weeks  after they are checked out.  On <
  12. :the following Monday, we enter all of the previous week's 9
  13. 7overdues into the database.  (In the data base we only :
  14. 8record the name of the book, the student's name, a code =
  15. ;number for the homeroom teacher, and the due date which is <
  16. :set as a standard value.)  Then we printout overdue lists :
  17. 8that are selected for the individual teachers.  We then >
  18. <deliver the lists to the homeroom teachers who read off the ?
  19. =lists to remind the students of the overdues.  The next week >
  20. <the new overdues are added to the database and the returned >
  21. <books are deleted.  After three weeks of reminders, we then >
  22. <use Apple Mailing Program to printout individual letters to >
  23. <parents asking for help in locating the book or for payment 8
  24. 6to replace the book.  These letters are mailed to the >
  25. <students home.  We generally mail no more than 7-15 letters ?
  26. =per week.  With a replacement cost of over $10 per book, the *
  27. cost of the letters is easily recovered.
  28. 9     This whole procedure takes my aide about 1 to 1 1/2 >
  29. <hours total per week.  Because we stressed to the staff how 4
  30. 2much replacement books cost, we have had a lot of >
  31. <co-operation in getting the overdues back.  If you have any =
  32. ;questions or comments, please feel free to send them to me 
  33. at TAWUG.
  34.   Lee Hayward
  35.